電子帳簿保存法　電子取引の保存方法について①ー電子取引とは？

　令和６年１月１日より電子帳簿保存法の制度が変更となり、電子取引については、電子データによる保存が原則となりました。これから何回かに分けて、令和６年１月以降の電子取引の保存方法についてわかりやすく解説していきます。

　とはいえ、施行までの期間が短いため、駆け込み対応が必要なのではないかとご不安に思っていらっしゃる方もいるかと思います。まずは、今回と次回のコラムで①電子帳簿保存法上の電子取引の定義　②最低限必要な対応方法　について整理し、法律で定められている原則的な保存方法等についてはそののちに順序だてて整理していきます。

　まず初めに、電子帳簿保存法は保存すべき書類を帳簿・スキャナ保存・電子取引の３つに区分し、それぞれ異なる要件により保存を求めています。つまり、書類の種類を間違えて保存すると、正しくない保存方法になる可能性がある点には注意が必要であると考えられます。また、電子取引のみ書面による保存を認めていない点も特筆すべき点であると思われます。

　それでは、電子帳簿保存法で定められている電子取引とは何かを確認しましょう。電子帳簿保存法上、電子取引とは、「取引情報の授受を電磁的方式により行う取引」とされ、具体的には下記のようなものが例示されています。

• 電子メールにより請求書や領収書等のデータ（ＰＤＦファイル等）を受領
•  インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ（ＰＤＦファイル等）又はホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを利用
• 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
• クレジットカードの利用明細データ、交通系ＩＣカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
• 特定の取引に係るＥＤＩシステムを利用
• ペーパーレス化されたＦＡＸ機能を持つ複合機を利用
• 請求書や領収書等のデータをＤＶＤ等の記録媒体を介して受領

“紙で受領するもの以外全て”と捉えて差し支えないのではないでしょうか。まずは社内のどの書類が電子取引に該当するのかを確認することが重要です。

よくある質問１：添付書類付きのメールの取り扱いは？

⇒取引情報が添付書類だけで完結するのであればメール本文の保存は不要ですが、本文に取引情報が記載される場合にはメール本文の保存も必要になります。

よくある質問２：従業員が経費精算で提出したネットショッピングの領収書は？

⇒紙で領収書等が送付されないのであれば、電子取引に該当するものと考えられます。

よくある質問３：請求書をPDFでも紙でも貰っているが？

⇒PDFと紙の記載内容が同一であれば、電子取引として取り扱う必要はございません。紙保存で差し支えないものとされています。（※電子取引として取り扱うことも可能かと考えます）

よくある質問４：○○の書類は保存の必要があるか？

⇒電子帳簿保存法の規定は、保存“方法“を定義するものであり、保存する書類の範囲についてはこれまでと何も変わらないため、電子帳簿保存法の適用により新たに保存しなくてよくなる書類はないものと考えて頂くのが良いかと考えます。

次回は令和6年1月1日以降の電子取引の保存方法として最低限必要な対応について整理します。

参考URL　https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/00023006-044_03-5.pdf　　　

国税庁HP電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】

※本コラムは、掲載日時点の情報に基づく個人的な見解であり、本コラムに記載されている情報は、あくまで一般的な情報であり、特定の個人ないし法人を取り巻く環境に適合した情報ではありません。本コラムに記載されている情報のみを根拠とせず、専門家とご相談した結果を基にご判断頂けますようお願い申し上げます。