電子帳簿保存法　電子取引の保存方法について⑤ー検索要件の具備

電子帳簿保存法、電子取引の保存方法について、第５回となります。今回は、検索要件について確認していきます。

検索要件として満たすべき事項として、次の3点が挙げられています。

①取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索の条件として設定することができること。

②日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること。

③二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること。

国税庁HPにはシステムを利用しないで検索機能を確保するための例示が2件あるので、こちらも参考にしてください。問44が対象です。

なお、会計ソフトによっては検索要件を満たすようなクラウドを用意しているところも多く見受けられます。オンプレミスの会計ソフトでも対応しているところはありますので、保存先を検討されている場合には、会計ソフトのベンダーに相談をしてみるのもよいかもしれません。

なお、検索要件には２つの特例が存在しています。

イ　電子取引データのダウンロードの求め（税務職員からのデータの提示･提出の要求）があった場合に、求めに応じることができるようにしている場合

⇒②と③の要件を満たしていなくても原則的な保管とみなしてもらえます。　※検索機能自体は確保していること（①の要件を満たしていること）が必要です。

ロ　次のいずれかを満たすこと

甲　基準期間（２年(期)前）の売上高が5,000万円以下

乙　電子取引データをプリントアウトした書面を、日付及び取引先ごとに整理された状態で提示･提出することができるようにしている

⇒①の要件を満たしていなくても原則的な保管とみなしてもらえます。　※当然に②と③の要素も満たすことができないため、電子取引データのダウンロードの求めに応じることは必須条件となります。

なお、当事務所で提供している記帳効率化コンサルティングの中で、電子帳簿保存法に対応するためのアドバイスを提供することも可能です。ご興味ございましたらご一報ください。お見積もりまでは無料です。

次回は、電子帳簿保存法、電子取引保存の最終回として、青色申告の取り消しについて記載します。

参考URL

（国税庁HP：電子帳簿保存法一問一答）

（国税庁HP：令和6年1月以降用　電子取引データの保存方法）

※本コラムは、掲載日時点の情報に基づく個人的な見解であり、本コラムに記載されている情報は、あくまで一般的な情報であり、特定の個人ないし法人を取り巻く環境に適合した情報ではありません。本コラムに記載されている情報のみを根拠とせず、専門家とご相談した結果を基にご判断頂けますようお願い申し上げます。